Юридическая защита бизнеса: как избежать банкротства на старте | Советы эксперта

Любой бизнес, будь то предприятие общественного питания, розничная торговля или оказание различных услуг, начинается с идеи, бизнес-плана и разработки финансовой модели. Однако уже на следующих этапах предприниматель сталкивается с необходимостью приобретения или аренды помещения, проведения ремонта, закупки оборудования, привлечения подрядчиков и непосредственного запуска проекта.
Каждый из этих этапов сопровождается юридическими и финансовыми рисками. Ошибки, допущенные в самом начале предпринимательской деятельности, могут привести к кассовым разрывам, простою бизнеса, судебным разбирательствам, невозможности исполнить обязательства перед арендодателем, сотрудниками и поставщиками, а в некоторых случаях — к банкротству компании.
Договор — это один из основных инструментов юридической защиты предпринимателя. Грамотно составленный документ позволяет зафиксировать обязанности сторон, сроки выполнения работ, требования к их качеству, стоимость услуг, порядок оплаты и ответственность за нарушение обязательств. Однако договор нельзя считать универсальной гарантией безопасности. На практике даже подписанный документ не всегда позволяет полностью защитить интересы бизнеса. Многое зависит от того, насколько подробно сформулированы его условия, имеется ли техническое задание, соблюден ли порядок приемки работ и располагает ли предприниматель достаточной доказательственной базой.

Опыт открытия собственной кофейни в очередной раз подтвердил, что юридические риски возникают практически на каждом этапе запуска бизнеса. Поэтому я хотела бы остановиться на нескольких ключевых моментах, пройденных на собственном опыте, которые помогут предпринимателям минимизировать вероятность судебных разбирательств, избежать простоя и снизить риск финансовых потерь.
Начнем с одного из наиболее распространенных способов поиска специалистов — онлайн- платформ, в том числе сервиса «Профи.ру». Безусловно, это удобный инструмент, позволяющий быстро найти мастера по ремонту, установщика кондиционера, сборщика мебели, электрика или иного специалиста. Однако на практике оказание таких услуг часто не оформляется письменным договором. Исполнителями нередко выступают физические лица, которые принимают оплату переводом на банковскую карту, не выдают кассовые чеки и не предоставляют документы, подтверждающие перечень, стоимость и результат выполненных работ. Подобный формат взаимодействия существенно усложняет защиту интересов заказчика. При возникновении спора предпринимателю придется доказывать сам факт заключения соглашения, согласованный объем работ, их стоимость, сроки выполнения, передачу денежных средств и наличие недостатков.
Например, на этапе переписки с исполнителем может быть согласована одна стоимость установки кондиционера, однако после завершения работ специалист заявит сумму в два или три раза выше первоначальной. Увеличение цены при этом может быть обосновано якобы возникшими дополнительными работами, сложностью монтажа, необходимостью приобретения расходных материалов или иными обстоятельствами, о которых заказчик заранее не был уведомлен. Если стоимость, перечень работ и порядок согласования дополнительных расходов не закреплены в договоре, смете или хотя бы в переписке, предпринимателю будет сложно доказать, что увеличение цены не согласовывалось. В результате заказчик фактически оказывается перед выбором: оплатить завышенную сумму либо вступить в спор с исполнителем уже после выполнения работ. Именно поэтому еще до начала оказания услуг необходимо письменно зафиксировать окончательную стоимость либо порядок ее расчета, отдельно указать, какие материалы и работы входят в согласованную цену, а также предусмотреть, что любые дополнительные расходы допускаются только после предварительного письменного согласования с заказчиком. Аналогичные ситуации могут возникнуть при сборке мебели, установке вывески, монтаже вентиляции, подключении профессионального оборудования, выполнении электромонтажных или отделочных работ. Некачественное выполнение даже одной из перечисленных работ способно привести к переносу открытия, дополнительным расходам и простою бизнеса.

Поэтому даже при привлечении частного специалиста необходимо фиксировать договоренности в письменной форме. Желательно заключить договор подряда или договор возмездного оказания услуг. В документе следует указать полные данные исполнителя, конкретный перечень работ, сроки их выполнения, стоимость, порядок оплаты, требования к качеству, гарантийный срок и ответственность за нарушение обязательств. Особое внимание необходимо уделить предмету договора. Формулировки вроде «выполнить ремонт», «установить кондиционер» или «собрать мебель» являются слишком общими и практически не защищают заказчика. В техническом задании следует максимально подробно описывать объем работ, характеристики материалов и оборудования, место установки, размеры, модели, цвет, мощность и иные параметры ожидаемого результата. Оплату желательно производить официально, с указанием назначения платежа. Если исполнитель является самозанятым, он должен сформировать чек. Если работы выполняет индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, оплата должна перечисляться по реквизитам, указанным в договоре.

Еще одной распространенной ошибкой является перечисление крупного аванса непроверенному подрядчику. Получив большую часть суммы, недобросовестный исполнитель может затянуть сроки, прекратить отвечать на сообщения или отказаться от завершения работ. Для минимизации рисков рекомендуется предусматривать поэтапную оплату. Небольшая сумма может перечисляться после подписания договора, следующая часть — после завершения конкретного этапа, а окончательный расчет — только после проверки результата и подписания акта выполненных работ. Каждый платеж должен быть привязан к конкретному результату. Если подрядчик самостоятельно приобретает материалы, договором необходимо предусмотреть его обязанность предоставить чеки, счета, товарные накладные или иные подтверждающие документы. Также важно заранее определить, кому принадлежат оставшиеся материалы и подлежат ли они возврату заказчику. До заключения договора и перечисления аванса необходимо проверить самого контрагента. Наличие красивого сайта, положительных отзывов и страниц в социальных сетях не подтверждает его платежеспособность и добросовестность. Следует проверить, зарегистрирован ли исполнитель в качестве индивидуального предпринимателя или юридического лица, не находится ли организация в процессе ликвидации или банкротства, имеются ли в отношении нее судебные споры и исполнительные производства. Необходимо также удостовериться, что договор подписывает лицо, обладающее соответствующими полномочиями.
Не менее важным условием договора являются сроки. В договоре следует указывать конкретные даты начала и окончания работ. Помимо общего срока целесообразно установить промежуточные этапы и график выполнения работ. Это позволит своевременно выявить отставание и заменить подрядчика до того, как нарушение сроков станет критичным для запуска бизнеса. Для предпринимателя задержка ремонта или поставки оборудования означает не только невозможность начать работу. В период простоя продолжают начисляться арендная плата, проценты по кредитам и лизингу, заработная плата сотрудников, расходы на рекламу, коммунальные платежи и другие обязательные расходы. Взыскать такие убытки с подрядчика возможно только при наличии документов и доказанной причинно-следственной связи между его нарушением и финансовыми потерями предпринимателя. Поэтому в договоре необходимо предусмотреть неустойку за каждый день просрочки.

Не менее важен и сам этап приемки выполненных работ: при наличии существенных технических недостатков рекомендуется привлечь независимого специалиста или экспертную организацию. Заключение эксперта позволит установить причины возникновения дефектов, стоимость их устранения и возможность дальнейшей эксплуатации результата работ.
Существенную роль также играет сохранение деловой переписки. Предпринимателю следует хранить электронные письма, сообщения в мессенджерах, коммерческие
предложения, счета, чеки, платежные поручения, фотографии, видеозаписи, технические задания, акты и накладные. Существенные условия сделки не рекомендуется обсуждать исключительно по телефону. После разговора желательно направить письменное сообщение, подтверждающее достигнутые договоренности относительно стоимости, сроков, объема работ и порядка оплаты.
Особое значение при открытии бизнеса имеет договор аренды. До его подписания необходимо проверить не только полномочия арендодателя и его право собственности, но и возможность фактического использования помещения для планируемой деятельности. Помещение может оказаться непригодным из-за недостаточной электрической мощности, отсутствия вентиляции, запрета на размещение вывески, невозможности провести перепланировку или технических ограничений на установку необходимого оборудования.
В договоре аренды необходимо закрепить порядок проведения и согласования ремонта, предоставление арендных каникул, условия возврата обеспечительного платежа, возможность досрочного расторжения договора и судьбу произведенных улучшений. Особенно рискованной является ситуация, когда предприниматель вкладывает значительные средства в ремонт чужого помещения, но договор аренды позволяет собственнику в короткий срок прекратить отношения. В таком случае бизнес может лишиться не только помещения, но и вложенных в его переоборудование денежных средств.

Название компании, логотип, дизайн упаковки, сайт, фотографии и рекламные материалы также являются активами бизнеса. Перед началом использования обозначения необходимо проверить, не нарушает ли оно права третьих лиц, и рассмотреть возможность регистрации товарного знака. Если логотип, сайт или дизайн создаются привлеченным специалистом, договор должен предусматривать передачу исключительных прав заказчику - обязательно укажите даней пункт в договоре с исполнителем. Сам факт оплаты услуг дизайнера или разработчика не всегда означает автоматический переход всех прав на созданный объект. Отсутствие соответствующих положений может привести к тому, что автор запретит использовать разработанный им логотип, фотографии или сайт либо потребует дополнительное вознаграждение.

Юридическая защита бизнеса заключается в выявлении и устранении рисков до того, как они превратятся в реальные финансовые потери. Важно понимать, что юридическая безопасность начинается с момента первых переговоров с партнером, собственником помещения, поставщиком или подрядчиком. Экономия на юридической проверке и оформлении документов на старте может обернуться расходами, которые в несколько раз превысят стоимость первоначального сопровождения.

✍🏼Экспертное мнение подготовлено Клейменовой Алисой Евгеньевной. Управляющий и заместитель генерального директора по развитию PJS